Review Manajemen Proyek (Konsep & Implementasi) "Budi santoso"

 KONSEP & IMPLEMENTASI

BAB2

Latar belakang dan tujuan proyek dalam perkembanganya

Siklus Hidup Proyek

           1.    Pendahuluan

      Dalam hal ini manajemen proyek sangatlah di butuhkan setiap tahapan proyek akan ada karekteristik tertentu dalam hal besarnya usaha (biaya yang dikeluarkan), tingkat ketidakpastian, potensi konflik yang ada, potensi risiko yang ada, dan sebagainya.

        Dari segi sudut pandang manapun hal perkembangan produk, hampir semua orang setuju akan tahap-tahap yang dilalui. Perkembangan produk biasanya diawali dengan riset dan pengembangan (R &D), dilanjutkan dengan pembuatan desain, pengenalan ke pasar, pertumbuhan, matang, penurunan sampai pr oduk tersebut mencapai tahap mati dan tidak diproduksi lagi. Secara ringkas siklus hidup produk ini bisa diberikan sebagai berikut di antaranya adalah :

          1. Riset dan pengembangan (R &D)

 Tahap penelitian pasar akan pr oduk yang diinginkan pasar

  pembuatan model dan desain, pembuatan produk

       2. Pengenalan ke Pasar

Mulai dilempar ke pasar, melihat bagaimana tanggapan pasar

terhadap pr oduk baru yang dimunculkan

       3. Tumbuh

Tahap di mana pr oduk mulai mendapatkan pembelian secara

meningkat dari k onsumen.

       4. Matang

Tahap ini ditandai jumlah penjualan yang sudah mencapai

maksimumal dan sulit untuk dinaikkan lagi. Ini sebagai kelanjutan

dari tahapan tumbuh sebelumnya

      5. Penurunan

Setelah tahap matang berakhir, maka penjualan produk bisanya

akan mengalami penurunan (deteriorasi).

      6. Mati

Tahapan terakhir adalah ketika produk tidak lagi dibeli oleh

konsumen. Siklus hidup produk akan berakhir, tidak diproduksi

lagi.

   

                                   Berikut adalah gambar grafis siklus hidup produk

Pada gambar di atas sumbuX menanda kan tahap tahap perkembangan suatu produk. Sedang kan sumbu-Y menunjukkan pengeluaran biaya

Tahap-tahap itu dianalogikan dengan apa yang terjadi dalam siklus perkembangan

produk tahapan proyek sebaai berikut :

1.  Tahap Konsepsi

2. Tahap Perencanaan

3. Tahap Eksekusi

4. Tahap Operasi

Dalam sumbu- x adalah tahapan si klus dan sumbu-y

adalah ting kat usaha (level of effort, biaya) yang di keluar kan. Tahapan tersebut bias di lihat  secara grafis pada gambar sebagai berikut:

Konsepsi                     Perencanaan                                        Eksekusi                      Operasi

 

1.inisiasi                      1. jadwal                    1. Laporan Status          1. Training kustomer

2.Analisis                    2. Anggaran               2. Perubaban                  2. Transter dokumen

3.Kelayakan               3. Sumber daya         3. Kualitas                       3. Penugasan kembali staff

                                    4. risiko                       4. Forecasts                    4.  Lesson leamed

                                    5. staffing

2. KONSEPSI

Ada 2 bagian tahap konsep Inisiasi Proyek dan Kelayakan

Saya akan menjelaskan ke 2 tahapan tersebut

Inisiasi Proyek

Inisiasi adalah titik di mana suatu ide tentang proyek lahir. Banyak user tahu ada masalah tetapi sulit untuk mengemukakannya.Perlu dilakukan pengklari fikasian terhadap masalah kemudian

mempertimbangkan solusinya. 

kelayakan proyek

Kelayakan adalah proses inves tigasi terhadap masalah dan mengembangkan solusi secara lebih detail apakah penyelesaian masalah itu cukup mengun tungkan secara ekonomis dan bermanfaat.

3. TAHAP PERENCANAAN

penyiapan rencana pr oyek secara detai l dan penentuan spesifikasi proyek secara rinci terdapat isi rencana proyek sebagai berikut

1. Jadwa l pekerjaan

2. Anggaran dan sistem pengenda lian biaya

3. Work Breakdown Structure secara rinci

4. Bagian-bagian yang berisik o tinggi dan cukup su lit dan rencana tentang pengatasan kemungkinan-kemungkinan yang akan muncu l.

5. Rencana sumberdaya manusia dan pemakaian sumberdaya lain.

6. Rencana pengujian hasil proyek

7. Rencana dokumentasi

8. Rencana peninjauan pekerjaan

9. Rencana pe laksanaan hasil proyek

Rencana yang dibuat seharusnya memenuhi apa yang diinginkan user, jadwal pekerjaan seharusnya sesuai yang diminta user, aliran kas (cash flow) harus sesuai dengan periode pembayaran yang di lakukan oleh user, material yang digunakan sesuai dengan permintaan user dan metode kerja juga harus bisa diterima oleh user.

4. Tahap Eksekusi

Ya ng tercakup dalam tahap ini adalah pekerjaan-pekerjaan seperti: desain,pengembangan, pengadaan,konstruksi/ produksi, pelaksanaan. Tergantung pada jenis proyek, kegiatan konstruksi bisa juga berupa kegiatan produksi

Tahap-tahap dalam eksekusi ini adalah   

1    1. Desain

Dalam tahap ini spesifikasi akan diterjemahkan dalam gambar,maket, diagram atau skema

2. Pengadaan

Dalam tahap ini dilakukan pengadaan fasilitas-fasilitas pendukung maupun material untuk tahap selanjutnya.  

3. Produksi

Setelah fasilitas dan bahan pendukung diadakan dan tersedia,

bisa dilakukan pelaksanaan produksi

4. Implementasi

Jika produksi telah dilakukan hasil siap diserahkan kepada user.

User bisa menguji hasil ini untuk memastikan apakah cocok dengan

kebutuhannya. 

                                    

                                          BAB 3

                                  Organisasi Proyek

 

           struktur organisasi adalah pengkhususan-pengkhususan atau spesialisasi orang pada bidang tertentu. Selama struktur organisasi yang ada mampu menangani pekerjaan-pekerjaan yang ada maka struktur lama tidak perlu berubah.Jika tugas mulai ber kembang, kondisi ling  kungan mberubah,teknologi berubah, tingkat kompetisi berubah dan struktur yang ada mulai kewalahan menghadapinya, maka perlu dilakukan perubahan struktur organisasi

ADA  5 DASAR PENYUSUN 

struktur organisasi

1    1. Berdasar produk

beberapa divisi seperti General Motor, General Food dan GeneralMisalkan perusahaan General mempunyai pembagian organisasi berdasarkan produknya sehingga perlu dibentuk electric

1    2.    Berdasar  lokasi

Beberapa perusahaan BUMN membagi organisasinya berdasarkan wilayah regional seperti Telkom Devisi Regional Jawa Timur atau Nokia untuk wilayah Asia dan lain-lain

 

3. Berdasar proses 

 Beberapa perusahaan mungkin membagi organisasinya berdasarkan proses pembuatan produk

4. berdasar pelanggan

Misalkan perusahaan Nestle membagi divisi produksi susu bayi dan susu dewasa untuk melayani pelanggan anak-anak dan dewasa

5. Berdasarkan Fungsi

Perusahaan membagi organisasinya berdasarkan fungsi- fungsi seperti keuangan, personalia, produksi dan lain-lain. 

Proyek Sebagai Bagian dari Organisasi Fungsional  

        mengenal fungsi pemasaran, fungsi personalia, fungsi produksi, fungsi Organisasi fungsi onal membagi departemennya berdasarkan fungsi- fungsi yang dilakukan bagian yang ada. Di sini kita

keuangan dan sebagainya, bergantung pada kebutuhan perusahaanuntuk menangani pekerjaannya berupa peluncuran pr oduk baru ke pasar maka pr oyek layak dikelola dibawah divisi pemasaran Dalam hal ini personel bisa berasal dari unit fungsional di  mana proyek itu bertempat

   

struktur organisasi fungsi onal

Berikut keuntungan dan kelemahan menggunakan struktur ini :

11.     Adanya fleksibilitas yang tinggi dalam penggunaan sta f/karyawan

22.    Orang- orang dengan keahlian tertentu bisa ditugaskan di banyak pr oyek yang berbeda.

33.    Orang- orang dengan keahlian yang berbeda dapat dikelompokkan dalam satu group untuk berbagi pengetahuan dan pengalaman yang sangat berma nfaat bagi pemecahan masalah teknis

44.  Divisi fungsi onal yang bersangkutan bisa jadi basis bagi kelangsungan teknologi hila para personel keluar dari proyek atau organisasi induk.

55.  Divisi fungsional mempun yai jalur- jalur karir bagi mereka yang

mempunyai keahlian tertentu.

sedangkan yang ini adalah keterbatasan atau kekurangan dalam struktur

sebagi berikut

11.  Klien tidak menjadi perhatian utama dari aktivitas yang dilakukan orang-orang yang terlibat proyek.

22.  Divisi fungsional cenderung berorientasi pada aktivitas-aktivitas khusus yang sesuai dengan fungsinya

33.  Motivasi orang yang ditugaskan ke proyek cenderung)lemah. Proyekbukan merupakan minat utama dan bukan mainstream bagi anggota.

44.   Penyusunan organisasi seperti ini tida k memberikan pendekatan yang holistic terhadap proyek fungsional biasanyaakan dipimpin oleh project expeditor la berasal dari unit itusendiri.Kedudukannya masih di bawah pimpinan unit fungsional yang bersangkutan

                              

   

Proyek fungsional dipimpin project expeditor -Proyek dipimpin koordinator proyek

Organisasi Proyek Murni

       organisasi proyek adalah organisa si proyek murni (pure project organization) . Proyek terpisah dari organisasi indukLa menjadi organisasi tersendiri dalam stafteknis tersendiri, administrasi yang terpisah dan ikatan dengan organisasi induk berupa laporan kemajuan atau kegagalan secara periodik mengenai proyek. Pimpinan dalam hal ini manajer proyek bisa melakukan pembangunan sumber daya 

  

- Kelebihan dari struktur organisasi ini adalah:

       1. Manajer proyek( MP) mempunyai wewenang penuh untuk mengelola proyek. Meskipun manajer proyek harus melapor ke eksekutif senior di organisasi induk, ada perhatian khusus ke proyek 

2. Semua anggota tim proyek secara langsung bertanggung  jawab terhadap manajer proyek

3    3.  Rantai komunikasi menjadi pendek, yakni antara manajer proyek dengan eksekutif secaralangsung

4

          4. Bila ada proyek yang sejenis berturut-turut, organisasi itu;( bisa memanfaat kan par a ahl i yang sama sekal igus melakukan kaerisasi dalam penguasaan teknologi tertentu.

5    5. Karena kewenangan terpusat, kemampuan untuk meJll buat keputusan bisa cepat dilakukan

Keterbatasan yang ada dalam struktur organisasi sebagai berikut

1    1.  Bila organisasi induk mempunyai banyak proyek yang harus dikerjakan, biasanya setiap proyek akan mengusahakan sendiri sumber daya, sehingga terjadi duplikasi usaha dan fasilitas.

2     2. Struktur ini akan menambah biaya yang cukup mahal bagi organisasi induk, karena bisanya akan berdiri sendiri dengan staf yang penuh.

3     3. Bila proyek selesai akan terjadi masalah tentang bagaimana nasib pekerja proyek yang ada Ketidak konsistenan prosedur bisa sering terjadi dengan memakai alasan 

Organisasi Matriks

 Organisasi matriksmerupakan kombinasi keduanya. Organisasi matriks adalah organisasiproyek murni yang melekat pada divisi fungsional pada organisasi induk

 

Beberapa Kelebihan matriks dan keterbatasanya matriks

1.      Proyek menda pa tka n perhatia n secukupnya.

2.      Ka rena orga ni sa si mat ri ks mel eka t pada unit fungsi onal orga ni sa si induk maka mudah untuk mendapatkan orang potensial yang di butuhkan dari setiap unit fungsi onal

3.     Dalam organisasi proyek murni jelas bahwa Manajer Proyek adalah sentral pengambilan keputusan yang berhubungan dengan proyek.

4.     Dalam organisasi matrik terdapat kekuatan yang seimbang antara manajer fungsional dan manajer proyek

                                     Bab4

                                    Tim Proyek

 

-      pengertian tim proyek adalah semua personil yang tergabung dalam organisasi pengelolaproyek. Ada personil fungsional dari organisasi induk, ada juga personil yang menjadi inti dari tim. Timinti han ya bertanggung jawab ke manajer proyek, sedang kan personil fungsional melapor kepada kedua atasan, yakni manajer fungsional dan manajer proyek. Tim inti sering di sebut juga dengan project office. Project office menunjukkan dua pengertian: tempat fisik dimana tim proyek berkumpul dan seluruh staf penduktmg manajer proyek. Ada duat empat kedudukan tim inti proyek

Manajer Proyek

Peran Manajer Proyek

Tanggungjawab Manajer Proyek

1. Merencanakan kegiatan-kegiatan dalam proyek, tugas-tugas dan hasil akhir, termasuk pemecahan pekerjaan, penjadwalan dana penganggaran

2. Mengorganisasikan, memilih dan menempatkan orang-orang dalam tim proyek.Mengorganisasikan dan mengalokasikan sumberdaya.

3. Memonitor status proyek.

4. Mengidentifikasi masalah-masalah teknis.

5. Titik temu dari para kunstituen: subkontraktor, user, konsultan, top management.

6. Menyelesaikan konflik yang terjadi dalam proyek.

7. Merekomendasikan penghentian proyek atu pengerahan kembali sumberdaya hila tujuan tidak tercapai

Kompetensi dan Orientasi Manajer Proyek

      Latar belakang yang luas juga perlu dipunyai oleh seorang manajer

proyek. Semakin tinggi perbedaan antara area fungsional, lebih terbuka

terjadinya konflik dan semakin sulit untuk menyatukan mereka. Untuk

itu manajer proyek perlu mengetahui segala sesuatu seperti bagaimana

teknik mereka, prosedur, dan kontribusinya terhadap proyek 

Otoritas

Ada dua macam otoritas: otoritas legal dan otoritas karismatik

Memilih Manajer Proyek

empat kategori kualifikasi yang harus dipunyai untuk menjadi seorang Manajer Proyek

yang berhasil.

1.    Karakteristik Personal

 mempunyai fleksibilitas dan kemampuan beradaptasi yang tinggi

• mempunyai kemampuan memimpin dan punya inisiatif

• percaya diri, bisa meyakinkan orang lain

• punya disiplin

• seorang generalis

• bisa menemukan masalah sekaligus membuat keputusan

• mampu menyeimbangkan antara masalah teknis dengan waktu,

biaya dan faktor manusia

2.    Keterampilan Perilaku

3.    Keterampilan Bisnis

4.    Kemampuan teknis

Customer Liason

Merupakan perwakilan teknis klien atau user dalam tim proyek

Production Coordinator

Merencanakan, memonitor, dan mengkoordinasikan aspek-aspek

Produksi

Manajer Lapangan

Mengawasi pemasangan, pengujian, pemeliharaan dan penyerahan

hasil akhir proyek kepada pelanggan

Quality Assurance Supervisor

Mengatur dan membuat prosedur pemeriksaan untuk memastikan

pemenuhan kualitas sesuai kebutuhan